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Realizzare prospetti quantitativi con Microsoft Word.

Corrado Del Buono

Supponiamo di dover editare una lettera che contenga, al suo interno, un semplice riparto di spese condominiali: per la maggior parte degli operatori, la procedura che viene più “naturale” e “spontanea” è quella di realizzare un modello di lettera, di creare il prospetto di riparto con Excel, di importare quest'ultimo file in Word e, se tutto va bene, di “cercare” con alcune operazioni di formattazione “naif”, di uniformare lo stile del prospetto con quello della lettera. In realtà, anche Microsoft Word consente la realizzazione di prospetti quantitativi: è possibile, infatti, inserire formule e funzioni all'interno delle tabelle realizzate direttamente nel documento.

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Questo modo di procedere ha il vantaggio di uniformare lo “stile” del documento di Word senza grosse operazioni di formattazione aggiuntive necessarie (per una corretta impaginazione) dopo l’inserimento di tabelle da Excel; inoltre, avere tutto su un unico file di Word, peraltro di dimensioni minori, consente una più facile archiviazione dei dati e un utilizzo più flessibile dello stesso (basti pensare ai rischi di “mal funzionamento”, che aumentano in maniera esponenziale passando da una versione all’altra di Microsoft Office!).

Sebbene la procedura possa essere utilizzata anche per operazioni complesse (è possibile ad esempio, richiamare in formule o funzioni celle di altre tabelle presenti nel documento), non è consigliata per prospetti particolarmente complessi che richiedono funzioni elaborate o che dovranno essere rappresentati anche in forma grafica, per la realizzazione dei quali risulta conveniente l'utilizzo di Microsoft Excel.

Prima di addentrarci nel nostro esempio, iniziamo con l’osservare le analogie e le differenze tra Microsoft Word e Microsoft Excel nell’utilizzo di riferimenti di cella, di argomenti, di formule e di funzioni in un calcolo.

I riferimenti alle celle di una tabella

Proprio come in Excel, le celle di una tabella di Word sono identificare in maniera univoca dalla lettera che rappresenta una colonna e il numero che rappresenta la riga.

A differenza di quanto accade in Microsoft Excel, in Microsoft Word i riferimenti alle celle sono sempre di tipo “assoluto”: il riferimento alla prima cella di una tabella realizzata con Word (A1), ad esempio, corrisponde al riferimento alla cella $A$1 in Excel.

Inoltre, si utilizza la “virgola” per separare i riferimenti alle celle singole (in Excel si utilizza il “punto e virgola”) e i “due punti” per separare la prima e l'ultima cella di un intervallo (la procedura in Excel, in quest’ultimo caso, è identica).

Riferimento a una riga, a una colonna e ad intervalli di celle

Per fare riferimento a un'intera riga o a un'intera colonna si utilizza un intervallo che comprende solo il numero o la lettera: ad esempio, l’intervallo 2:2 indica tutte le celle della seconda riga della tabella mentre, l’intervallo C:C indica tutte le celle della terza colonna; questa procedura consente di includere automaticamente nel calcolo anche eventuali altre celle inserite in un secondo momento nella tabella.

In alternativa, è possibile indicare un intervallo specifico ma questa procedura richiede la modifica della formula nel caso di aggiunte di nuove righe o colonne: ad esempio, se si indica come riferimento in una formula l’intervallo A1:A10 e successivamente si aggiunge un’ulteriore riga, si renderà necessario modificare il riferimento in A1:A11 per includere nel calcolo la prima cella della nuova riga.

Esistono, inoltre, specifici “argomenti” che possono essere utilizzati nelle funzioni per far riferimento ad intervalli di celle: in particolare gli argomenti LEFT, RIGHT, ABOVE consentono di fare riferimento alle celle poste rispettivamente a sinistra, a destra e sopra la cella nella quale intendiamo inserire il risultato.

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