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Come utilizzare la funzione DB.SOMMA di Excel.

Corrado Del Buono

La nuova versione di Office Excel propone alcune funzioni che consentono di estrarre dati da un database di riferimento. Particolarmente utile è la funzione DB.SOMMA: essa consente di sommare i valori inseriti in un campo numerico in base ai filtri utilizzati per altri campi del database. A ben vedere, la funzione produce gli stessi effetti dei FILTRI AUTOMATICI di Excel con una differenza sostanziale: mentre questi ultimi consentivano di filtrare soltanto “visivamente” dei record da un database, la funzione DB.SOMMA consente di calcolarne automaticamente la somma di un campo numerico e, soprattutto, permette la creazione sul foglio di calcolo di un prospetto riepilogativo che necessita solo dell’inserimento dei criteri di filtraggio.

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Utilizzo di criteri di ricerca multipli nella funzione DB.SOMMA.

La funzione DB.SOMMA può fare riferimento anche a criteri multipli, ovvero costituiti da più filtri che si sommano tra loro. In questo caso occorre creare un prospetto riepilogativo costruito su più righe.

Nell’esempio in figura abbiamo realizzato una nuova tabella nell’intervallo F5:H8 e modificato leggermente la formula DB.SOMMA posta nella cella H8.

L’unica variazione rispetto alla formula precedente è costituita dall’intervallo del terzo argomento che ora è diventato F5:H7, ovvero la parte della nuova tabella che si sviluppa su due righe anziché una.

Se vogliamo conoscere, ad esempio, le vendite di Borse fatte nella provincia di Novara e di Milano, sarà sufficiente compilare la tabella come riportato in figura. Il risultato è pari a 310, ovvero dato dalla somma del quarto e del decimo record del database.

Da notare che, per ottenere un risultato corretto, bisogna utilizzare entrambe le righe del prospetto. Difatti, lasciare la seconda riga vuota significa assegnare come filtro “qualsiasi valore”, che sommato ai filtri inserito sulla prima riga, restituisce comunque la somma dell’intera colonna VENDITE (non a caso, abbiamo realizzato due prospetti separati!).

Se si ha a che fare con database di grosse dimensioni e composti da diversi campi, possiamo realizzare un ulteriore prospetto creando, ad esempio, tre righe per l’inserimento dei criteri di ricerca.

Inoltre, poiché qualsiasi database utilizzato in azienda viene aggiornato quotidianamente, è possibile utilizzare come primo argomento della funzione DB.SOMMA, non un intervallo di celle (negli esempi riportati era costituito da A1:D13), ma le colonne intere del foglio di calcolo.

Per inserire in una formula un’intera colonna si utilizza soltanto la lettera che contraddistingue la colonna: nel nostro caso, poiché dobbiamo inserire un intervallo di colonne sarà necessario modificare il primo argomento da A1:D13 a A:D.

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